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Le registre de traitement est un document de recensement et d’analyse. C’est un document nécessaire à la conformité.

L’article 30 du Règlement général sur la protection des données indique :

« 1. Chaque responsable du traitement et, le cas échéant, le représentant du responsable du traitement tiennent un registre des activités de traitement effectuées sous leur responsabilité.

Ce registre comporte toutes les informations suivantes:

a) le nom et les coordonnées du responsable du traitement et, le cas échéant, du responsable conjoint du traitement, du représentant du responsable du traitement et du délégué à la protection des données;

b) les finalités du traitement;

c) une description des catégories de personnes concernées et des catégories de données à caractère personnel;

d) les catégories de destinataires auxquels les données à caractère personnel ont été ou seront communiquées, y compris les destinataires dans des pays tiers ou des organisations internationales;

e) le cas échéant, les transferts de données à caractère personnel vers un pays tiers ou à une organisation internationale, y compris l’identification de ce pays tiers ou de cette organisation internationale et, dans le cas des transferts visés à l’article 49, paragraphe 1, deuxième alinéa, les documents attestant de l’existence de garanties appropriées;

f) dans la mesure du possible, les délais prévus pour l’effacement des différentes catégories de données;

g) dans la mesure du possible, une description générale des mesures de sécurité techniques et organisationnelles visées à l’article 32, paragraphe 1.

2. Chaque sous-traitant et, le cas échéant, le représentant du sous-traitant tiennent un registre de toutes les catégories d’activités de traitement effectuées pour le compte du responsable du traitement, comprenant:

a) le nom et les coordonnées du ou des sous-traitants et de chaque responsable du traitement pour le compte duquel le sous-traitant agit ainsi que, le cas échéant, les noms et les coordonnées du représentant du responsable du traitement ou du sous-traitant et celles du délégué à la protection des données;

b) les catégories de traitements effectués pour le compte de chaque responsable du traitement;

c) le cas échéant, les transferts de données à caractère personnel vers un pays tiers ou à une organisation internationale, y compris l’identification de ce pays tiers ou de cette organisation internationale et, dans le cas des transferts visés à l’article 49, paragraphe 1, deuxième alinéa, les documents attestant de l’existence de garanties appropriées;

d) dans la mesure du possible, une description générale des mesures de sécurité techniques et organisationnelles visées à l’article 32, paragraphe 1.

3. Les registres visés aux paragraphes 1 et 2 se présentent sous une forme écrite y compris la forme électronique.

4. Le responsable du traitement ou le sous-traitant et, le cas échéant, leur représentant mettent le registre à la disposition de l’autorité de contrôle sur demande.

5. Les obligations visées aux paragraphes 1 et 2 ne s’appliquent pas à une entreprise ou à une organisation comptant moins de 250 employés, sauf si le traitement qu’elles effectuent est susceptible de comporter un risque pour les droits et des libertés des personnes concernées, s’il n’est pas occasionnel ou s’il porte notamment sur les catégories particulières de données visées à l’article 9, paragraphe 1, ou sur des données à caractère personnel relatives à des condamnations pénales et à des infractions visées à l’article 10. »

Exemple de registre de traitement : lien vers le modèle de registre de la CNIL sur la page :

Ll est important de sensibiliser les utilisateurs sur les enjeux en matière de sécurité et de vie privée.

Pour cela, la rédaction d’une charte informatique est indispensable.

La CNIL recommande qu’une telle charte contienne au moins les éléments suivants :

1. Le rappel des règles de protection des données et les sanctions encourues en cas de non-respect de celles-ci.
2. Le champ d’application de la charte, qui inclut notamment :

• les modalités d’intervention des équipes chargées de la gestion des ressources informatiques de l’organisme ;
• les moyens d’authentification utilisés par l’organisme ;
• les règles de sécurité auxquelles les utilisateurs doivent se conformer, ce qui doit inclure notamment de :
  • signaler au service informatique interne toute violation ou tentative de violation suspectée de son compte informatique et de manière générale tout dysfonctionnement ;
  • ne jamais confier son identifiant/mot de passe à un tiers ;
  • ne pas installer, copier, modifier, détruire des logiciels sans autorisation ;
  • verrouiller son ordinateur dès que l’on quitte son poste de travail ;
  • ne pas accéder, tenter d’accéder, ou supprimer des informations si cela ne relève pas des tâches incombant à l’utilisateur ;
  • respecter  les  procédures  préalablement  définies  par  l’organisme  afin  d’encadrer  les  opérations  de copie de données sur des supports amovibles, notamment en obtenant l’accord préalable du supérieur hiérarchique et en respectant les règles de sécurité.

  3. Les modalités d’utilisation des moyens informatiques et de télécommunications mis à disposition comme :

• le poste de travail ;
• les équipements nomades (notamment dans le cadre du télétravail) ;
• les espaces de stockage individuel ;
• les réseaux locaux ;
• les conditions d’utilisation des dispositifs personnels ;
• Internet ;
• la messagerie électronique ;
• la téléphonie.

4 Les conditions d’administration du système d’information et l’existence le cas échéant de :

• systèmes automatiques de filtrage ;
• systèmes automatiques de traçabilité ;
• gestion du poste de travail.

5.les responsabilités et sanctions encourues en cas de non respect de la charte.